資料まとめておいて！ -よい企画書や資料を作成するには-

よくオフィスの中で聞く言葉ではないでしょうか。

たかが資料されど資料。。。

打ち合わせなどではコンテンツと補足文
後は口頭で説明すればとりあえず意思は伝わりますが
資料だけがその後一人歩きすることも多々あります。

仕事でクライアントから打ち合わせ資料や
リサーチデータをお預かりすることがありますが
むむむぅ…　という資料も少なくありません。

言語明瞭意味不明とはよくいったもので
単語自体の意味はわかるのですが
何を言いたいのかがわからない。
当然理解しようと努力して読み込むのですが
落としどころがわからないというか
その前段でなぜその結論？
既に着地点が想定されているのであれば
それなりのストーリーづくりがあって然るべきなのですが
それも見えず…

資料を作成するのも企画書を作成するのも同じです。
5W1Hをいかにわかりやすく説明するか。
極論ですが、これだけ。

プロジェクトなどで普段あまりドキュメント作成をしない職種の方に
企画を出してもらうときには項目をつけたシートを用意します。
5W1H＋考えの起点となった要因といった項目が書かれたものに
埋めていってもらうというもの。

資料を作成しなれている人は流れや書く作業は頭に入っていて
その流れにのせる内容を考えていくだけですが
慣れていない人は流れを考えながら内容も考え、
さらに書くという作業に苦慮するようです。
文章を書くというのもひとつのスキル。
長文が苦手なら１センテンスをいくつか書くという方法でもよいと思います。

無理に文章を書こうとして伝えたいことがきちんと書けないのでは意味がありません。

資料作成にはコミュニケーションツールとしての役割のほかに自分の頭の中の整理や不足に気付かせるという役割もあります。
苦手だから誰かやって…ではなく積極的に取り組んでみてください。

◆よい企画書や資料を作成するには…
　・よいサンプルをたくさん読みましょう
　・とりあえずまとめたものを推敲し、わかりにくい表現は修正しましょう
　　（いきなり完成！を目指さなくてもよいのです）
　・関連する事業や作業をしていないひとにも理解できる言葉を使う
　　（欄外に＊注釈で説明を入れれば本文はすっきりします）
　・文章を作成するスキルをあげるには書く習慣を持つこと
　　（ブログなど無理なく継続できるところからでも始めてみる）
　・どっさりデータなどがある場合は本文の後ろに“資料編”として原データをまとめ、必要な（重要な）部分を抜粋したものを本文に掲載し、「見てもらいたい」データをきちんと見せる工夫をする

佐藤朋子